Hvordan leser jeg offentlig journal?
Offentlig journal er en liste over alle dokumenter som går ut av og kommer inn til en offentlig etat. Journalen har mange forkortelser og punkter som ikke alltid er like selvforklarende. Her vil du få forklart hva som egentlig står i journalen og hvordan de kan leses.
Offentlig journal kan se slik ut:
2005/00077-167
Dok.dato: 06022006 Grad: U 0 Par.:
Jour.dato: 10022006
I Fra: Hvem som er avsender eller mottaker av brevet
Sak: Offentlig Journal - Saken
Dok: Offentlig Jorunal - Brevet/Dokumentet
Saksansv: KOK/KUT/NORMANN KARI Saksbeh: DBI/ADMDBI/NORMANN OLA
Er saks-og dokumentnummeret. Hvordan brevet er ordnet i forhold til etatens arkiv. 2005 betyr at saken er opprettet i 2005. 00077 betyr at det er den 77 saken som er opprettet i 2005. -167 betyr at det er det 167ende brev/dokument som er lagt inn i saken
Hvis man ser helt til venstre i bildet, vil man se en I eller U (I i vårt eksempel). Dette er en kode som forteller noe om hva slags type brev/dokument det er snakk om. I står for Inngående dokument og er et brev/dokument som er mottatt av etaten. U står for Utgående dokument og er et brev/dokument som er sendt fra etaten
Er datoen som står på brevet/dokumentet
Er datoen brevet/dokumentet er registrert som mottatt - "ført i journalen" av etaten. For brev som er sendt fra etaten sier journaldatoen noe om når brevet ble sendt fra etaten
For brev som er kommet inn til etaten er det hvem som er avsender. Er brevet sendt fra etaten står det "Til" og forteller hvem som er mottaker av brevet
Dette er tittelen på saken ("mappen") som brevet/dokumentet hører til. Dette er kun organisatorisk og kan sammenlignes med en ringperm man har rundt en bunke dokumenter
Dette er tittelen på det faktiske brevet/dokumentet som er mottatt eller sendt fra etaten og som her gjennspeiles i den offentlige journalen
Sier noe om hvem som er saksansvarlig (overodnet ansvarlig for den saken "mappen" brevet/dokumentet hører til) og hvem som er saksbehandler av brevet/dokumentet
For de fleste brevene/dokumenten vil de stå oppført som her vist. Dette betyr at brevet ikke er unntatt fra offentlighet etter offentlighetsloven. Er brevet/dokumentet unntatt offentlighet vil brevet ikke kunne utleveres, før etter en eventuell vurdering av etaten. Brev unntatt fra offentlighet vil stå oppført med UO og en tallkode, samt en paragrafhenvisning som referer til hjemmel for å unnta dokumentet i offentlighetsloven, eks: Grad UO 5 Par §6a
Fridtjof Nansens plass 4, 2. et.
Postadresse:
P.b. 1453 Vika, 0116 Oslo
Redaktør: Alv Hågård Gustavsen alv.hagard.gustavsen@kul.oslo.kommune.no
ett telefonnummer
